Los resultados de la Auditoría de la Contraloría de Bogotá, D.C. la presentamos en un capítulo aparte en razón a que la auditoría es practicada por la Auditoría Fiscal ante este organismo de control, de acuerdo con normas legales vigentes.

En tal sentido transcribimos el dictamen de manera textual y los principales Hallazgos.

16.1 DICTAMEN

"He auditado el Balance General de la Contraloría de Bogotá D.C. a 31 de diciembre de 2001 y los correspondientes Estados de Actividad Financiera Económica y social, y cambios en el Patrimonio, que comprenden el periodo contable finalizado en esa fecha. Dichos Estados Financieros, que se acompañan, son responsabilidad de la administración de la Entidad ya que reflejan su gestión; entre mis funciones se encuentra las de auditarlos y expresar una opinión sobre ellos.

Obtuve las informaciones necesarias y llevé a cabo mi trabajo de acuerdo con Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas. Estas normas requieren que planee y efectúe la auditoria para cerciorarme de que los estados financieros reflejan razonablemente la situación financiera y el resultado de las operaciones del ejercicio fiscal. Una auditoria de estados financieros implica, entre otras cosas, hacer un examen con base en pruebas selectivas de la evidencia que respalda las cifras y las revelaciones de los estados financieros, evaluar los principios de contabilidad utilizados, las estimaciones contables hechas por la administración y la presentación de los estados financieros en conjunto. Considero que mi auditoria provee una base razonable para la opinión sobre los estados financieros que expreso en el párrafo siguiente.

En mi opinión, los citados estados financieros auditados por mí, que fueron fielmente tomados de los libros, presentan razonablemente la situación financiera de la Contraloría de Bogotá D.C., a 31 de diciembre de 2001 y los resultados de sus operaciones, los cambios en la situación financiera en el año terminado en esa fecha, de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, uniformemente aplicados.

Con base en el desarrollo de mis labore, conceptúo también que durante el 2001 la contabilidad de la Contraloría de Bogotá D.C., se llevó de conformidad con el Plan General de Contabilidad Pública, las operaciones registradas en los libros y los actos de la administración se ajustaron al plan y a las decisiones de la Secretaría de Hacienda, la correspondencia y los comprobantes de las cuentas se llevaron y conservaron debidamente; se observaron medidas adecuadas de control interno y custodia de los bienes de la Entidad y de terceros en su poder, he informado a la Entidad los principales comentarios derivados de mi auditoria en relación con el control interno contable."

Se establecieron diferencias por $766.595.436 entre el saldo $15.644.507.705 que presenta el Balance General a Diciembre 31 de 2001 y el saldo $16.411.103.141 reportado por inventarios a la misma fecha, incluyendo los ajustes por inflación, depreciación acumulada y la amortización acumulada. Dicha diferencia representa el 5% respecto del total de las propiedades planta y equipo, es necesario efectuar la depuración, a fin de presentar cifras razonables para que la información sea útil y ajustada a la realidad.

Propiedades Planta y Equipo

Bienes y Derechos en Investigación Administrativa. (Fondo Icetex).

A diciembre 31 de 2001 el saldo de esta cuenta es de $83.7 millones, la cual se encuentra sin depurar, por cuanto no se ha elaborado el cruce con el Icetex, con el fin de mostrar una cifra más cercana a la realidad. Se corre el riesgo de no poder recuperar los créditos otorgados. Por lo anterior es necesario el cruce inmediato de dicha cuenta en aras de sanear el convenio.

Lo anterior transgrede la circular externa No.32 de enero 14 de 2000, emanada de la Contaduría General de la Nación, numeral 3.1.2.2. saldos originados con anterioridad a la aplicación del Plan General de Contabilidad Pública y que dice: "Los registros correspondientes a las operaciones de elevada antigüedad, tanto activas como pasivas deberán estar absolutamente depurados a más tardar el 31 de diciembre del año 2000."

Cuentas de Orden

Se reitera la observación de los pisos 16 y 17 del edificio de la Lotería de Bogotá, que son presentados en los Estados Financieros de la Contraloría como cuentas de orden, debiendo figurar en realidad como cuentas reales del activo. Lo anterior, transgrede lo expresado en el Plan General de Contabilidad Pública capitulo 6.2. manual de procedimientos, subcapítulo 6.2.1.1. relativo al debido reconocimiento, valuación y revelación de las operaciones financieras, económicas y sociales.

Este Despacho reconoce las gestiones adelantadas por la Contraloría de Bogotá, al realizar acciones tendientes a la legalización de dichos pisos, enviando al Alcalde Mayor de Bogotá, un recuento de la titularidad de éstos y minuta del contrato de compraventa para el otorgamiento de la respectiva escritura pública. Aun así, persiste el riesgo de perder la posesión de estos inmuebles, por cuanto no están legalizados. Se recomienda continuar con las gestiones de competencia de la entidad, para subsanar definitivamente esta falencia, en aras de proteger los bienes patrimoniales.

16.3 EVALUACION DEL CONTROL INTERNO CONTABLE

Ambiente de Control Interno Contable.

El área de Contabilidad, da cumplimiento a la normatividad vigente, acata con las recomendaciones y observaciones y es oportuna en la rendición de informes y requerimientos. Respecto a los profesionales que allí laboran, se observó, que tienen compromiso institucional y alto grado de responsabilidad en el cumplimiento de sus funciones.

Administración del riesgo

En este aspecto, la entidad en general, no solo la Subdirección Financiera, muestra debilidades relacionadas con el diseño del mapa de riesgos y las acciones que mitigan los mismos. Es preciso que se ajusten las directrices que para el efecto debe impartir la Oficina Asesora de Control Interno, en concordancia con lo establecido mediante el Decreto 1537/01.

Operacionalización de elementos

Procedimientos y Procesos

El manual de procedimientos se encuentra desactualizado en razón a la inclusión de nuevos procedimientos contables como es el centro de costos, aun así, se comprobó que se están adelantando acciones para su actualización. El manual de funciones se encuentra ajustado a la nueva estructura organizacional, difundido y aprobado mediante las Resoluciones Reglamentarias 022 y 037 de 2001.

Sistemas de Información

La comunicación interna es buena, debido a que se dan a conocer todos los cambios que surgen en la normatividad vigente, se trabaja con sistema en red, haciendo más rápida y efectiva la información reportada. Sin embargo, se aprecian atrasos en materia tecnológica, en el hardware existente y parte del software, específicamente en los módulos que reportan información mensual y anual (retención en la fuente, conciliaciones bancarias, entre otros), impidiendo contar con información más oportuna, útil y precisa, que de superarse, reflejaría con mayor precisión la razonabilidad de las cifras de los Estados Contables.

Documentación

Son manejados los tres archivos: el general, el permanente y el corriente. El archivo general está centralizado y bajo la responsabilidad del funcionario que ejerce las funciones de Contador de la Entidad. Se encuentra actualizado y contiene las normas contables emanadas de la Contaduría General de la Nación, Secretaria de hacienda, Contador del Distrito, normas y circulares internas.

Retroalimentación

La Oficina de Control Interno ha mostrado sus funciones de asesoría y acompañamiento a las dependencias adscritas a la Subdirección Financiera, evidenciándose de esta manera, la existencia de controles relacionados con el seguimiento y la evaluación permanente a las actuaciones consideradas susceptibles de mejoramiento.